Bir IT projesi çoğu zaman somut bir ihtiyaçla başlar: Yeni bir lokasyon açılır, ekip büyür, bir yazılım değişir ya da mevcut altyapı artık yetmez. Bu noktada ilk refleks ürün ve fiyat karşılaştırmaktır. Oysa projenin sonucunu asıl belirleyen, işe başlamadan önce neyin çözüleceğinin ve işin ne zaman bitmiş sayılacağının netleşmesidir.
Bu rehberde, teklif istemeden önce kurum içinde yanıtlamanızı önerdiğimiz soruları dört başlık altında topladık.
İş ihtiyacını ürün listesinden ayırın
“Yeni bir firewall lazım” ya da “sunucuyu yenileyelim” cümleleri bir çözüm önerisidir; ihtiyacın kendisi değildir. İhtiyacı tarif etmek için işin hangi noktada zorlandığını anlatın: şube bağlantısı sık kopuyor olabilir, uzaktan çalışanların güvenli erişimi olmayabilir ya da bir uygulama mevcut sunucuda yavaş çalışıyor olabilir.
İhtiyacı iş diliyle yazmak iki fayda sağlar. Birincisi, farklı çözüm seçeneklerini aynı ölçütlere göre karşılaştırabilirsiniz. İkincisi, proje sırasında kapsam genişlemeye başladığında neyin gerçekten gerekli olduğunu hatırlatan bir referansınız olur.
Projeden etkilenecek birimleri de bu aşamada belirleyin. Muhasebe, üretim, satış veya depo ekiplerinden birer kişinin kısa görüşünü almak, sonradan fark edilecek gereksinimleri erkenden ortaya çıkarır.
Mevcut durumu kayıt altına alın
Yeni bir yapı kurmadan önce elinizde ne olduğunu bilmeniz gerekir. Kapsamlı bir envanter şart değildir; ancak aşağıdaki bilgiler keşif görüşmesini kısaltır ve daha doğru bir teklif hazırlanmasını sağlar:
- Lokasyonlar, kullanıcı sayısı ve çalışma saatleri
- Sunucular, ağ cihazları, bilgisayarlar ve yazıcılar gibi mevcut donanım
- Kullanılan iş uygulamaları ve bunların nerede çalıştığı
- İnternet bağlantıları, lokasyonlar arası bağlantılar ve uzaktan erişim yöntemleri
- Lisans ve bakım sözleşmelerinin bitiş tarihleri
Bilinmeyen noktaları not etmek de değerlidir. “Kablolamanın nereden geçtiğini bilmiyoruz” gibi bir bilgi, keşif sırasında nelere zaman ayrılması gerektiğini gösterir.
Teklifin kapsamını ve teslim ölçütlerini tanımlayın
Karşılaştırılabilir teklifler almanın yolu, her tedarikçiye aynı kapsamı iletmektir. Kapsam yalnızca cihaz ve lisans listesinden oluşmamalıdır. Kurulum, yapılandırma, eski sistemden geçiş, dokümantasyon ve kullanıcı bilgilendirmesi de ayrı kalemler olarak görünmelidir.
En sık atlanan konu teslim ölçütleridir. Projenin ne zaman tamamlanmış sayılacağını önceden yazın: Hangi testler yapılacak, hangi belgeler teslim edilecek, kim onay verecek? Örneğin bir ağ projesinde yapılandırma yedeklerinin ve IP adres planının teslimi, kabul listesinin doğal bir parçası olabilir.
Kesin kapsamın ancak keşif ve mevcut sistemlerin incelenmesinden sonra belirlenebileceğini de hesaba katın. Keşif öncesinde verilen fiyatlar ön bilgi niteliğindedir; sahada görülen koşullar kapsamı değiştirebilir.
Takvimi, kesinti pencerelerini ve sonrasını konuşun
Uygulama takvimi işletmenin günlük akışına göre kurulmalıdır. Üretimin durmaması gereken saatler, muhasebe dönem sonları veya yoğun satış günleri gibi kısıtları baştan paylaşın. Kesinti gerektiren işler için bakım pencerelerini ve bir sorun çıktığında eski duruma nasıl dönüleceğini önceden belirleyin.
Proje boyunca kurum tarafında karar verebilecek bir sorumlu belirleyin. Tedarikçiyle tek bir muhatap üzerinden ilerlemek, onayların gecikmesini ve birbiriyle çelişen taleplerin ortaya çıkmasını önler. Teslim sırasında kabul listesini onaylayacak kişinin de bu sorumlu olması işleri kolaylaştırır.
Proje teslim edildikten sonra da sistemler çalışmaya devam eder. Güncellemeleri kimin yapacağı, arıza durumunda kime ulaşılacağı ve periyodik kontrollerin nasıl yürütüleceği proje sonuna bırakılmamalıdır. Bakım ve destek modelini teklif aşamasında konuşmak, sonradan çıkabilecek sürprizleri ve plansız maliyetleri azaltır.
Yavuzkan Hazel Teknoloji olarak projelere keşifle başlıyor, kapsamı ve kabul ölçütlerini teklif üzerinde sizinle birlikte tanımlıyoruz. İhtiyacınızı çözüm rehberimizle ön değerlendirmeden geçirebilir ya da doğrudan bizimle görüşebilirsiniz.